Подобно на голямото мнозинство от белгийските компании, „Федерацията на социалистическите взаимни дружества” (FMSS) използва и хартиена картотека, и бизнес приложения, за обработване на казусни случаи. Като част от изчерпателния преглед на гореспоменатите условия, FMSS решава да се раздели с хартиената картотека, за да спести бизнес площ. Алтернативата е да усвоят последователно казусите в електронен вид; те предлагат няколко ползи – сигурност, достъпност и споделяне на информацията.
Съзнавайки, че приложната програма за управление на електронни документи не може да се използва, освен ако е добре запасена с полезни данни, FMSS решават да сканират хиляди казуси от миналото.
I.R.I.S. получава двойна мисия:
- Да създаде „сервизно бюро” на място, с личен състав от служители на FMSS
- Да проектира решение за управление на електронни документи за управление на сканираните данни и да взаимодейства със съществуващия корпоративен софтуер.
I.R.I.S. осигурява следните елементи:
- Сканиращ обект с индустриална сила: архитектура съобразно предварителните условия, инсталиране на скенери и сканиращ софтуер, определяне на подходящите процедури и обучение на операторите.
- Приложна програма за управление на електронни документи, въз основа на I.R.I.S. DocCenterTM.
- Хардуерна архитектура за позволено от закона архивиране и съхранение на сканираните казуси.
- Изпълнява съобразени с изискванията на клиента разработки, които прехвърлят данните към бизнес приложенията (на централен компютър) и разработва набор от високопроизводителни инструменти за наблюдение, за да контролира цялата верига.
Клиентът се възползва от значително спестяване на бизнес пространство, отървава се от обемните папки с хартиени документи, подобри онлайн достъпността до казусите (които водят до по-добро обслужване на неговите членове) и поддържа по-сигурна, по-дълговременно съхраняване информацията, благодарение на електронното съхранение (и архивиране). Общо, 250 000 казуса – съответстващи на грубо 1 250 000 страници – са обработени за една единствена година!
„Въвеждането на съвременната електронна система за управление на документи във взаимно общество е малко рисковано. Не, че сме се притеснявали за техническото ноу-хау на I.R.I.S., но реакцията на потребителите, които трябваше да усвоят нови работни навици и процедури бе голямото неизвестно. В края, този проблем бе решен от консултантите от I.R.I.S.: една от техните задачи бе да се уверят, че предложеното решение се използва и приема от всеки. Подготовката за работа, интеграцията на потребителите и обучението, осигурени от I.R.I.S., обезпечиха успеха на този проект. Днес, FMSS е горд да бъде сред първите взаимни дружества, които разполага със съвременно, компютъризирано управление на казусите и високообемен сканиращ център, който се управлява от нашия личен състав.”
